Vedtekter for Slekt og Data Østfold

Vedtekter

for Slekt og Data Østfold

Vedtekter for

Slekt og Data Østfold

Vedtatt på stiftelsesmøtet 21. november 1998. Sist revidert på årsmøtet 18.3.2023

I. NAVN, FORMÅL, MEDLEMSKAP...................................................................................................3

§ 1. Navn...............................................................................................................................................3

§ 2 Formål.............................................................................................................................................3

§ 3. Distriktslagets virksomhet.............................................................................................................3

§ 4. Medlemskap...................................................................................................................................3

§ 5. Kontingent.....................................................................................................................................3

§ 6. Regnskap og økonomi...................................................................................................................3

§ 7. Juridisk enhet.................................................................................................................................3

§ 8. Profilering og felles funksjoner.....................................................................................................3

II. STYRE OG LEDELSE........................................................................................................................4

§ 9 a) Sammensetning...........................................................................................................................4

§ 10. Ansvar..........................................................................................................................................4

§ 11. Styremøter...................................................................................................................................4

§ 12 Beslutningsdyktighet og stemmelikhet.........................................................................................4 § 13. Signaturfullmakt..........................................................................................................................4

§ 14. Valgkomiteen...............................................................................................................................4

III ÅRSMØTET........................................................................................................................................5

§ 15. Generelt.......................................................................................................................................5

§ 16. Deltakelse og stemmeberettigede................................................................................................5

§ 17. Saker som behandles på årsmøtet................................................................................................5

§ 18. Stemmegivning............................................................................................................................6

§ 19. Ekstraordinært årsmøte................................................................................................................6

§ 20. Protokoll......................................................................................................................................6

IV. LOKALE LAG OG GRUPPER.........................................................................................................6

§ 21. Lokallag.......................................................................................................................................6

§ 22. Lokale grupper.............................................................................................................................6

§ 23. Innlemming av andre lag.............................................................................................................7

V. FORSKJELLIGE BESTEMMELSER................................................................................................7

§ 24. Nøytralitet....................................................................................................................................7

§ 25. Tillitsvalgtes godtgjørelse............................................................................................................7

§ 26. Lokale hederspriser......................................................................................................................7

§ 27. Endring av vedtektene.................................................................................................................7

VI. OPPLØSNING...................................................................................................................................7

§ 28. Opphør av distriktslaget...............................................................................................................7

 

I. NAVN, FORMÅL, MEDLEMSKAP

 

§ 1. Navn

Distriktslagets navn er Slekt og Data Østfold.

Distriktslagets er et distriktslag av Slekt og Data.

Distriktslagets org.nr i enhetsregisteret i Brønnøysund er 993 536 431.

 

§ 2 Formål

Distriktslagets formål er å skape møteplasser og tilbud for alle som er interessert i slekts- og

personhistorier, og legge til rette for at disse historiene blir funnet, bevart og formidlet. Distriktslaget skal fremme slektsforskning og skape forståelse for den verdien slektshistorie har for vår identitet og kulturarv.

 

§ 3. Distriktslagets virksomhet

Formålet fremmes ved at distriktslaget skal:

 Stimulere til slektsforskning og gi medlemmene kunnskap og inspirasjon slik at de blir i stand

til å finne, bevare og formidle sin egen historie.

 Arrangere møteplasser, kurs og andre kompetansehevende tiltak og legge til rette for faglig

fellesskap og kunnskapsdeling.

 Være bindeledd mellom lokallag og lokale grupper og medlemmer, styrke samarbeidet på

tvers av distriktslaget og legge til rette for engasjement og aktivitet.

 Oppfordre til, organisere og koordinere dugnadsinnsats for å bevare, transkribere og

digitalisere kilder som er verdifulle for vår kulturarv, og gjøre disse tilgjengelig.

 

 

§ 4. Medlemskap

Medlemskap i Slekt og Data er åpent for alle. Det er kun personlige, betalende medlemmer som har

stemmerett. Medlemmene får tilbud om å fornye medlemskapet en gang i året. Ved innmelding i Slekt

og Data blir medlemmet tilknyttet et valgfritt distriktslag og kan også velge tilknytning til lokallag eller grupper.

 

§ 5. Kontingent

Kontingenten fastsettes av landsmøtet til Slekt og Data og betales forskuddsvis. Slekt og Data krever

inn medlemskontingenten. Kontingenten som betales til Slekt og Data, dekker medlemskapet i distriktslaget.

 

§ 6. Regnskap og økonomi

Distriktslagets regnskap følger kalenderåret. Distriktslaget får overført midler fra Slekt og Data basert

på antall betalende medlemmer tilknyttet distriktslaget. Reglene for dette fastsettes av Landsmøtet i Slekt og Data. Andre inntekter som distriktslaget skaffer seg, er distriktslagets egne. Årsregnskapet må deles med Slekt og Data innen utgangen av april hvert år.

 

§ 7. Juridisk enhet

Distriktslaget er registrert i Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret i Brønnøysundregistrene, og er

en egen juridisk enhet med organisasjonsnummer.

 

§ 8. Profilering og felles funksjoner

Distriktslaget benytter kommunikasjonsprofilen til Slekt og Data i all markedsføring og profilering.

Distriktslaget synliggjør og informerer om sine aktiviteter under eget område på Slekt og Data sine nettsider. Distriktslaget benytter medlemssystemet og samhandlingsplattformen til Slekt og Data. All vesentlig informasjon lagres i Slekt og Data sitt felles arkiv.

 

II. STYRE OG LEDELSE

 

§ 9 a) Sammensetning

Distriktslaget ledes av et styre med følgende sammensetning:

Leder - velges for ett år

Nesteleder - velges for 2 år

Sekretær - velges for 2 år

Kasserer- velges for 2 år

Styremedlem1 - velges for 2 år

 Styremedlem 2 - velges for 2 år

 Varamedlem 1 - velges for 2 år

 Varamedlem 2 - velges for 2 år

Leder velges separat.

 

§ 10. Ansvar

Styrets oppgave er å forvalte og lede distriktslaget i samsvar med distriktslagets formål og årsmøtets

vedtak.

 

§ 11. Styremøter

Styret holder regelmessige møter.

a) Varamedlemmer møter ved forfall til styret og ellers når styret finner det hensiktsmessig.

 

Styret skal føre protokoll fra sine styremøter, og sørge for betryggende arkivering.

 

§ 12 Beslutningsdyktighet og stemmelikhet

a) Styret er beslutningsdyktig når leder eller nestleder, samt halvparten av styremedlemmene er til

stede. Varamedlemmene er stemmeberettigede når de møter for et styremedlem.

 

Vedtak på styremøtet skjer med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet har leder eller nestleder dobbeltstemme.

 

§ 13. Signaturfullmakt

Styret forplikter distriktslaget ved underskrift av styrets leder og ett styremedlem i fellesskap.

 

§ 14. Valgkomiteen

Valgkomitéen består av minst to medlemmer. Medlemmene velges for to år slik at et medlem byttes ut

hvert år. Det medlemmet som har sittet lengst fungerer som leder med mindre komiteen velger en

annen. Valgkomiteen ansvar er å foreslå kandidater til styret og valgkomiteen i distriktslaget.

 

Valgkomiteen skal aktivt søke etter kandidater, samt foreta en vurdering av innkomne forslag.

Valgkomiteen sikrer en god kjønnsbalanse og legger frem forslag som best mulig vil bidra til å styrke

distriktslagets formål. Alle foreslåtte kandidater skal være forespurt og sagt seg villige til å bli valgt

inn i styret.

 

Valgkomiteen skal sikre kontinuitet i styrearbeidet ved at kun leder og halvparten av de øvrige styremedlemmene er på valg ved et årsmøte.

 

III ÅRSMØTET

§ 15. Generelt

Distriktslagets virksomhet følger kalenderåret med årlige årsmøter. Årsmøtet avholdes innen utgangen

av mars måned, og kunngjøres for medlemmer tilknyttet distriktslaget med minst seks ukers varsel.

 

Forslag til saker som medlemmer tilknyttet distriktslaget ønsker behandlet på årsmøtet, må være sendt til styret senest fire uker før årsmøtet.

 

Innkalling med dagsorden og møtedokumenter gjøres tilgjengelig for medlemmene og Slekt og Data senest to uker før årsmøtet på organisasjonens nettside og per e-post.

 

Dersom distriktslaget ikke avholder årsmøte som fastlagt i vedtektene, kan Slekt og Data innkalle til årsmøte.

 

§ 16. Deltakelse og stemmeberettigede

 

Årsmøtet er beslutningsdyktig når fremmøtte stemmeberettigede er minst én mer enn fremmøte styremedlemmer, inkludert medlemmenes eventuelle fullmakter.

 

På årsmøtet kan ett medlem stemme med skriftlig fullmakt for ett, og kun ett annet medlem, for øvrig

har fremmøtte medlemmer en stemme hver. Skriftlig fullmakt skal være registrert hos fullmaktskomiteen i forkant av møtet. Styret fungerer som fullmaktskomité.

 

Slekt og Data har anledning til å delta på årsmøtet med en representant med talerett.

 

§ 17. Saker som behandles på årsmøtet

På årsmøtet skal følgende behandles:

1. Godkjenning av stemmeberettigede og fullmakter.

2. Valg av møteleder, samt en person til å skrive protokoll og to til å undertegne protokollen. 3. Godkjenning av innkalling og saksliste.

4. Styrets beretning om siste års virksomhet

5. Regnskap med revisors beretning

6. Eventuell godtgjørelse til tillitsvalgte for styrearbeid.

7. Budsjett for inneværende år

8. Innkomne saker

9. Eventuelle vedtektsendringer

10. Valg av:

 Leder for ett år (jfr § 9)

 Styremedlemmer for to år (jfr § 9)

 Varamedlemmer for ett år (jfr § 9) i rekkefølge

 Revisor for to år

 Valgkomité for to år

 Valg av delegater med vararepresentanter til Slekt og Data sitt landsmøte (i år med

landsmøte). Ved forfall av de valgte representanter, kan styret velge ny representant uten at denne må velges av årsmøtet.

 

§ 18. Stemmegivning

Vedtak på årsmøtet skjer med alminnelig flertall.

Ved stemmelikhet for valg til tillitsverv foretas omvalg, men om det fortsatt er stemmelikhet avgjøres

valget ved loddtrekning. Ved stemmelikhet ved valg av varamedlemmer foretas loddtrekning etter første avstemming. Om minst to medlemmer krever det, skal avstemninger foregå skriftlig.

 

§ 19. Ekstraordinært årsmøte

Ekstraordinært årsmøte kan innkalles av styret eller når minst 1/5 av medlemmene tilknyttet

distriktslaget skriftlig forlanger dette. Innkalling skal skje som for ordinært årsmøte.

 

Sakslisten skal minimum inneholde:

 Godkjenning av frammøtte medlemmer og registrerte fullmakter

 Valg av møteleder, samt en person til å skrive protokoll og to til å undertegne protokollen.

 Godkjenning av innkalling og sakliste.

 Den eller de saker som er grunnlag for det ekstraordinære Årsmøte.

 

§ 20. Protokoll

Protokollen fra årsmøtet gjøres tilgjengelig for medlemmene senest 1 måned etter møtet. Protokollen

og årsmøtepapirene lagres samtidig i organisasjonens felles arkiv.

 

IV. LOKALE LAG OG GRUPPER

§ 21. Lokallag

Distriktslagene kan opprette lokallag innenfor sitt distrikt. Det er styret i distriktslaget som fastsetter

grensene for det geografiske området lokallaget har ansvar for.

 

   Lokallag kan dannes der det er naturlig at en kan møtes og hvor det anses å være for lang vei

til å komme til møtene til distriktslaget, eller der det ut fra et slektsforskersyn eller interessehensyn kan være ønskelig.

   Lokallagets navn skal være Slekt og Data <navn på geografisk område>.

   Lokallaget skal være registrert i Brønnøysundregisteret og i Frivillighetsregisteret, og er en

egen juridisk enhet med eget organisasjonsnummer.

   Vedtekter for lokallaget skal følge det som Landsmøtet har vedtatt.

   Et lokallag ledes av et eget valgt styre og har ansvar for egen økonomi.

   Lokallagene kan søke sitt distriktslag om økonomisk støtte til lokale aktiviteter. Inntekter som

skaffes lokalt, tilhører lokallaget.

   Lokallaget rapporterer til distriktslaget.

   Lokallaget kan bes om å komme med innspill på saker fra distriktslagets styre som antas å

være av prinsipiell betydning.

 

§ 22. Lokale grupper

   Distriktslagene kan opprette lokale grupper innenfor sitt distrikt.

   Lokale grupper kan dannes der det er naturlig å møtes og hvor det anses å være for lang vei til

å komme til møtene til distriktslaget, eller der det ut fra et slektsforskersyn eller interessehensyn kan være ønskelig.

   En lokal gruppe har ikke et eget styre eller egen økonomi, men må ha minimum en

kontaktperson som har ansvar for gruppens aktiviteter.

   Den lokale gruppen er direkte underlagt distriktslaget.

   Den lokale gruppens navn skal være Slekt og Data <navn på geografisk eller interesse-

område>.

   Lokale grupper følger standard retningslinjer for lokale grupper, godkjent av Landsmøtet.