Slekt og Datas formål og vedtekter

Vedtekter for Slekt og Data

Vedtatt på årsmøtet 20. mars 1993. Sist revidert på Landsmøtet 26. april 2026.

 

Kapittel 1 Innledende bestemmelser

Kapittel 2 Fellesbestemmelser for hele organisasjonen

Kapittel 3 Landsmøtet

Kapittel 4 Landsstyret

Kapittel 5 Distriktslag, lokallag og lokale grupper

          

Kapittel 1 Innledende bestemmelser
 

§ 1-1 Organisasjon og virkeområde

(1) Organisasjonens navn er Slekt og Data. Det engelske navnet er Genealogy Society of Norway.

(2) Slekt og Data er en landsomfattende frivillig organisasjon, som er en selveiende juridisk enhet.

(3) Slekt og Data består av lokallag, distriktslag og nasjonalledd (Slekt og Data Norge). Distriktslagene kan ha lokale grupper.

(4) Vedtektene gjelder for hele organisasjonen.

(5) Slekt og Data er registrert i Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret i Brønnøysundregistrene.

§ 1-2 Formål

(1) Slekt og Datas formål er å gi medlemmene økt kunnskap i slektsforskning, slik at de kan finne og bevare slektsopplysninger, og videreformidle slektshistorier til kommende generasjoner.

(2) Organisasjonen skal fremme slektsforskning og skape forståelse for den verdien slektshistorie har for identitet, kulturarv og historie.

(3) Organisasjonen skal ivareta og representere medlemmenes interesser overfor myndighetene og våre samarbeidspartnere. 

§ 1-3 Virksomhet

Formålet fremmes ved at organisasjonen skal:

(1) Stimulere til slektsforskning og skape møteplasser og tilbud for alle som er interessert i slekts- og personhistorie.

(2) Gi medlemmene økt kunnskap gjennom opplæring og kunnskapsdeling.

(3) Oppfordre til, organisere og koordinere frivillig arbeid for å bevare og formidle kilder fra kulturarven.

(4) Legge vekt på etikk og personvern i alt slektsforskingsarbeid, og formidle disse verdiene til medlemmene.

(5) Fremme organisasjonens samfunnsrolle, og medlemmenes interesser, overfor politiske myndigheter og andre samfunnsaktører.

(6) Delta i nordisk og internasjonalt samarbeid der det er naturlig.

§ 1-4 Medlemskap

(1) Medlemskap er åpent for alle.

(2) Medlemskategoriene er:

(3) Hovedmedlem – medlem fra det året man fyller 30 år.

(4) Husstandsmedlem, medlem som bor sammen med hovedmedlem.

(5) Ungdoms-/studentmedlem, medlem som er 29 år eller yngre.

(6) Institusjonsmedlem, organisasjoner og institusjoner med tilknytning til slektsforskning eller slektshistorie. Institusjonsmedlemmer har ikke rettigheter i organisasjonsdemokratiet. Jfr. § 2-4 (5).

(7) Medlemskap gjelder for ett år fra innmeldingsdato.

(8) Medlemskapet er løpende og fornyes årlig, etter at kontingenten er betalt.

(9) Ved innmelding knyttes medlemmer til distriktslaget der de bor, og eventuelt til et lokallag eller en lokalgruppe i samme distrikt. Medlemmer kan velge et annet distriktslag hvis de ønsker det. Tilknytning til lokallag eller lokalgruppe skal være innenfor det distriktslaget de tilhører.

(10) Landsstyret kan i særlige tilfeller, og etter grundig saksbehandling, frata en person eller institusjon, medlemskap dersom vedkommende motarbeider eller vanskeliggjør arbeidet i organisasjonen eller opptrer på en slik måte at det kan skade organisasjonens omdømme og anseelse.

§ 1-5 Kontingent

(1) Kontingenten fastsettes av landsmøtet og betales forskuddsvis. Slekt og Data Norge krever inn medlemskontingenten.

(2) Kontingentinntektene fordeles mellom Slekt og Data Norge og distriktslagene, basert på antall medlemmer i distriktslagene.

(3) Kontingentinntekter for nasjonale institusjonsmedlemmer og medlemmer med fast bostedsadresse i utlandet, tilfaller sentralleddet.

§ 1-6 Endring av vedtektene

(1) Endring av vedtektene kan bare gjøres av landsmøtet, etter å ha vært oppført på sakslisten. Vedtektsendringer krever minst 2/3 flertall av de avgitte stemmene.

(2) Endringene trer i kraft straks de er vedtatt, med mindre landsmøtet vedtar noe annet.

§ 1-7 Oppløsning

(1) Oppløsning av Slekt og Data kan bare vedtas på landsmøte, med minst 3/4 av organisasjonens delegater representert. Vedtaket krever 3/4 flertall av de avgitte stemmene.

(2) Dersom det ikke er tilstrekkelig antall delegater til stede, avgjøres saken på ekstraordinært landsmøte. Det kreves da fortsatt 3/4 flertall.

(3) Det landsmøtet som fatter endelig vedtak om oppløsning av organisasjonen vedtar også hvordan organisasjonens midler skal disponeres og hvordan avviklingen praktisk skal gjennomføres.
 

Kapittel 2 Fellesbestemmelser for hele organisasjonen
 

§ 2-1 Virkeområde

(1) Bestemmelsene i dette kapitlet gjelder for hele organisasjonen.

§ 2-2 Nøytralitet

(1) Organisasjonen er nøytral med hensyn til livssyn og partipolitikk.

(2) Organisasjonen er uten økonomiske interesser når det gjelder valg av program- og maskinvarer.

§ 2-3 Profilering og fellestjenester

(3) Hele organisasjonen skal benytte kommunikasjonsprofilen til Slekt og Data i all markedsføring og profilering.

(4) Alle Slekt og Data fellestjenester, som eksempelvis arkiv, nettsider og medlemssystem, skal benyttes av hele organisasjonen.

§ 2-4 Stemmerett, valgbarhet, forslagsrett mv.

(1) Bare personlige medlemmer har stemmerett og er valgbare.

(2) For å ha stemmerett på årsmøtet i et organisasjonsledd, samt være valgbar til styret eller som delegat til landsmøtet, må man ha vært medlem av Slekt og Data i minst én måned og ha betalt medlemskontingenten.

(3) Delegater kan stemme med fullmakt for inntil 1 person fra eget distriktslag.

(4) Alle medlemmer som er registrert som medlem i et distriktslag eller lokallag har forslagsrett til årsmøte i vedkommende distriktslag/lokallag.

(5) Institusjonsmedlemmer og medlemmer med fast bostedsadresse i utlandet har ikke møte-, forslags- eller stemmerett, og kan ikke velges til verv i Slekt og Datas organer.

(6) Distriktslagene ved distriktslagets styre har forslagsrett til landsmøtet.

§ 2-5 Habilitet

(1) En tillitsvalgt, oppnevnt representant eller ansatt er inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse når vedkommende selv eller andre som står vedkommende nær er part i saken.

(2) Vedkommende plikter selv å melde seg inhabil dersom det er grunn til å tro at inhabilitet oppstår.

(3) Det aktuelle organet treffer selv avgjørelse om vedkommende er inhabil, uten at den det gjelder deltar i behandlingen.

§ 2-6 Kjønnsfordeling

(1) Ved valg til styre, oppnevning av medlemmer til komiteer og utvalg og ved representasjon til landsmøtet bør begge kjønn være representert.

§ 2-7 Vedtaksførhet og flertallskrav

(1) Styrer, komiteer og utvalg i distriktslaget er vedtaksføre når halvparten av organets medlemmer er til stede, inkludert leder eller nestleder.

(2) Vedtak fattes med alminnelig flertall av de avgitte stemmene med mindre annet fremgår av vedtektene. Ved stemmelikhet har leder, eller nestleder hvis leder er fraværende, dobbeltstemme.

(3) Vedtak kan fattes ved skriftlig behandling eller ved elektronisk møte, dersom et flertall av medlemmene i styret/komiteen gir sin tilslutning til dette. Ved skriftlig behandling sendes kopier av sakens dokumenter samtidig til alle medlemmer. Elektroniske møter må være interaktive, slik at alle kan kommunisere med hverandre.

§ 2-8 Refusjon av utgifter / godtgjørelse

(1) Eventuelle godtgjørelser for styrearbeid i distriktslag eller lokallag fastsettes av årsmøtet i laget.

(2) Eventuell godtgjørelse for landsstyrets medlemmer fastsettes av landsmøtet.

(3) Retningslinjer for eventuell refusjon av utgifter utarbeides av organisasjonsleddets styre.

(4) Det gis ikke økonomisk støtte eller godtgjørelse til generelt registreringsarbeid og annet frivillig arbeid.

§ 2-9 Regnskap og revisjon

(1) Organisasjonsledd er regnskaps- og revisjonspliktige, og det skal utarbeides årsregnskap. Årsregnskapet skal undertegnes av samtlige styremedlemmer. Regnskap skal følge kalenderåret.

(2) Organisasjonsledd skal følge alminnelig praksis for regnskap og revisjon for frivillige organisasjoner.

(3) Bankkontoer skal være registrert på organisasjonsleddet og disponeres av minst to personer.

(4) Alle utbetalinger skal godkjennes av to personer. Styret kan gi den som har ansvar for utbetalinger fullmakt til å gjøre dette innenfor en fastsatt beløpsgrense uten ekstra godkjenning.

§ 2-10 Budsjett

(1) På årsmøte/landsmøte skal det fastsettes et rammebudsjett.

(2) Budsjettet skal være realistisk, og resultatet skal ikke vise underskudd med mindre det fremgår av budsjettet hvordan det skal dekkes inn.
 

Kapittel 3 Landsmøtet
 

§ 3-1 Myndighet

(1) Landsmøtet er organisasjonens høyeste myndighet.

§ 3-2 Innkalling og frister

(1) Landsmøte avholdes annet hvert år innen utgangen av juni måned.

(2) Innkalling med dato og sted for landsmøtet kunngjøres for medlemmene med minst tre måneders varsel.

(3) Forslag til landsmøtesaker må være mottatt av Slekt og Datas administrasjon senest seks uker før landsmøtet.

(4) Saksliste og saksdokumenter skal gjøres tilgjengelig for delegatene senest to uker før landsmøtet avholdes.

§ 3-3 Representanter/delegater/møterett

(1) Med forslags-, tale- og stemmerett møter delegater fra distriktslagene etter følgende skala:

     50 -     99 medlemmer 1 delegat
   100 -   199 medlemmer 2 delegater
   200 -   399 medlemmer 3 delegater
   400 -   699 medlemmer 4 delegater
   700 -   999 medlemmer 5 delegater
1 000 - 1299 medlemmer 6 delegater
1 300 - 1699 medlemmer 7 delegater
1 700 - 2099 medlemmer 8 delegater
2 100 - 2499 medlemmer 9 delegater
2 500 og flere medlemmer 10 delegater

(2) Et distriktslag må ha minimum 50 medlemmer for å kunne møte med én delegat. 10 delegater er det høyeste antall delegater et distriktslag kan møte med.

(3) Landsmøtet er beslutningsdyktig med det antall delegater som møter.

(4) Med tale- og forslagsrett møter:
     a) Landsstyret
     b) Leder av kontrollkomitéen
     c) Leder av valgkomitéen

(5) Med talerett, men uten forslags- og stemmerett, møter:

(6) Medlemmer som ikke er valgte delegater.

(7) Generalsekretæren

(8) Andre ansatte etter landsstyrets bestemmelse.

(9) Gjester innbudt av landsstyret.

(10) Landsstyremedlemmer kan ikke delta som delegater fra sitt distriktslag.

(11) Delegater kan stemme med inntil 1 fullmakt for medlemmer fra eget distriktslag.

§ 3-4 Reisekostnadsfordeling for delegater

(1) Reisekostnader og opphold for én delegat per distriktslag blir dekket av Slekt og Data. Utgifter for de resterende delegatene dekkes av distriktslaget.

(2) For å sikre en rettferdig kostnadsfordeling mellom distriktslagene, blir reisekostnadene fordelt basert på gjennomsnittlig reisekostnad for delegatene etter følgende modell:

   a) Alle distriktslag får dekket fulle reisekostnader for én delegat.

   b) De øvrige delegatene leverer inn dokumenterte reiseutlegg etter spesifiserte regler angitt av landsstyret.

   c) På det grunnlaget utregnes gjennomsnittlig reisekostnad per delegat.

   d) De distriktslagene som har hatt lavere utgifter enn gjennomsnittet, betaler inn differansen, mens de som har hatt       utgifter over gjennomsnittet, får dekket mellomlegget.

   e) Landsstyret fastsetter nærmere regler for beregning av kostnader.

§ 3-5 Landsmøtets agenda

På landsmøtet skal følgende behandles:

(1)      Godkjenning av stemmeberettigede, inklusive fullmakter.

(2)      Godkjenning av innkalling og saksliste.

(3)      Valg av møteleder, samt to personer til å føre protokoll og to delegater til å undertegne protokollen.

(4)      Valg av tellekorps og redaksjonskomité etter landsstyrets innstilling.

(5)      Landsstyrets årsberetninger for de to siste årene.

(6      Regnskaper med revisors beretninger for de to siste årene.

(7)      Kontrollkomitéens beretning.

(8)   Eventuell godtgjørelse til tillitsvalgte for landsstyrets arbeid.

(9)   Forslag fremmet av landsstyret eller av distriktslagene.

(10)   Medlemskontingent for de to påfølgende årene.

(13)   Andelen av kontingenten som tilfaller distriktslagene.

(11)   Rammebudsjett for de to påfølgende årene.

(12)   Valg av:

a)    Landsstyre, i henhold til vedtektenes § 4-2.

b)    Kontrollkomité, i henhold til vedtektenes § 3-8. Varamedlemmer skal velges i rekkefølge.

c)    Revisor etter innstilling fra landsstyret.

d)    Valgkomité, i henhold til vedtektenes § 3-7, etter innstilling fra landsstyret. Varamedlemmer skal velges i rekkefølge.

§ 3-6 Stemmegivning

(1) Hvis ikke annet står i vedtektene, blir et vedtak gjort med alminnelig flertall av de avgitte stemmene.

(2) Valg skal være skriftlig hvis noen krever det. Blanke stemmer, eller stemmer på kandidater som ikke er foreslått, teller ikke, men skal protokollføres.

(3) Hvis ingen kandidat får mer enn halvparten av stemmene, blir det omvalg mellom de to kandidatene som fikk flest stemmer. Ved stemmelikhet i omvalget, avgjøres valget ved loddtrekning.

(4) Når flere personer skal velges samtidig, må hver kandidat få over halvparten av stemmene for å bli valgt. Dette gjelder ikke varamedlemmer. Får ikke nok kandidater flertall i første runde, blir de som har fått over halvparten av stemmene valgt, og det holdes omvalg mellom resten. Etter omvalget blir de som får flest stemmer valgt. Ved stemmelikhet avgjøres valget ved loddtrekning.

§ 3-7 Valgkomité

(1) Valgkomiteen velges av landsmøtet og består av leder, tre medlemmer, og to varamedlemmer. Lederen av valgkomiteen velges separat.

(2) Valgkomiteen skal vurdere forslag til kandidater som er sendt inn fra organisasjonsledd eller medlemmer, og aktivt søke etter og innstille kandidater til verv i landsstyret og kontrollkomiteen.

(3) Valgkomiteen skal arbeide for god kjønnsbalanse, geografisk representasjon og en kombinasjon av kontinuitet og fornyelse.

(4) Komiteens foreslåtte kandidater skal ha gitt sitt samtykke til valg.

(5) Utforming av ytterligere retningslinjer for valgkomiteen delegeres til landsstyret.

§ 3-8 Kontrollkomité

(1) Kontrollkomitéen velges av landsmøtet og består av leder, et medlem og to varamedlemmer.

(2) Komitéen skal kontrollere at landsstyret utfører de oppgavene de er pålagt etter vedtektene og landsmøtets beslutninger.

(3) Komiteen skal ha tilgang til protokoller fra styremøter, og kan be om andre dokumenter og opplysninger som er nødvendig for å utføre arbeidet sitt.

(4) Kontrollkomitéen avgir beretning til landsmøtet. Beretningen skal inneholde en beskrivelse av kontrollkomiteens arbeid i perioden, samt komitéens konklusjon på om styret har utført de oppgavene de er pålagt.

§ 3-9 Protokoll

(1) Protokollen fra landsmøtet gjøres tilgjengelig for medlemmene senest en måned etter møtet, og arkiveres i organisasjonens felles arkiv.

§ 3-10 Ekstraordinært landsmøte

(1) Ekstraordinært landsmøte innkalles når enten,

     a) landsstyret anser det nødvendig, eller

     b) distriktslagene ber om det, med skriftlig krav fra minst 5 distriktslag som til sammen representerer minimum 1/5 av
     medlemmene.

(2) Innkalling skjer med minst 4 ukers varsel, og skal inneholde saksliste og andre nødvendige dokumenter.

(3) Ekstraordinært landsmøte kan kun behandle sakene som er grunnlag for møtet.

(4) Ellers gjelder relevante bestemmelsene i § 3 tilsvarende.
 

Kapittel 4 Landsstyret
 

§ 4-1 Myndighet

(1) Landsstyret er organisasjonens høyeste myndighet mellom landsmøtene, og står ansvarlig overfor landsmøtet.

§ 4-2 Sammensetning

(1) Landsstyret består av leder, nestleder og minst fem styremedlemmer. Leder og nestleder velges enkeltvis. Øvrige medlemmer kan velges samlet.

(2) Landsstyret konstituerer seg selv, og tildeler nødvendige roller basert på organisasjonens oppgaver og prioriteringer.

§ 4-3 Arbeidsutvalg

(1) Arbeidsutvalget (AU) velges av landsstyret og skal bestå av styreleder, og minst to av styrets medlemmer.

(2) Arbeidsutvalget fungerer i henhold til instruks fastsatt av landsstyret.

§ 4-4 Styremøter

(1) Landsstyret holder regelmessige møter. Styremøtene ledes av lederen. Dersom lederen ikke kan møte ledes styremøtet av nestlederen.

(2) Landsstyret skal føre protokoll fra styremøtene, gjøre dem tilgjengelige for lagene og sørge for arkivering.

§ 4-5 Vedtaksførhet

(1) Landsstyret er beslutningsdyktig når halvparten av styrets medlemmer er til stede, inkludert leder eller nestleder J.fr §§ 2-7 (1) og 4-4 (1)

(2) Vedtak på landsstyremøtet fattes med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet har leder, eller nestleder ved leders fravær, dobbeltstemme. J.fr § 2-7

§ 4-6 Oppgaver

(1) Landsstyrets oppgave er å forvalte og lede organisasjonen i samsvar med vedtektene og Landsmøtets vedtak.

(2) Landsstyret har ansvar for utforming av planer, retningslinjer og budsjetter, samt sikring av organisasjonens økonomi og drift.

(3) Landsstyret har arbeidsgiveransvar for ansatte. Landsstyret ansetter og har personalansvar for generalsekretæren.

§ 4-7 Signaturfullmakt

(1) Landsstyret forplikter organisasjonen ved underskrift av landsstyrets leder og ett styremedlem i fellesskap.

§ 4-8 Generalsekretæren

(1) Generalsekretæren er den øverste administrative lederen i organisasjonen med ansvar for alle administrative funksjoner.

(2) Generalsekretæren iverksetter vedtak fattet av landsstyret.

(3) Generalsekretæren arbeider etter instruks fra landsstyret, og rapporterer til dem.

(4) Generalsekretæren møter med tale- og forslagsrett i landsstyret.

§ 4-9 Utvalg og komiteer

(1) Styret oppnevner de komiteer og utvalg som det er behov for, samt fastsetter deres mandat, sammensetning og varighet.

§ 4-10 Hederspriser

(1) Slekt og Data kan dele ut Slekt og Datas ærespris og Slekt og Datas nasjonale hederspris. Retningslinjer for hederspriser fastsettes av landsmøtet. Distriktslagene kan dele ut lokal hederspris.
 

Kapittel 5 Distriktslag, lokallag og lokale grupper
 

§ 5-1 Distriktslag

(1) Distriktslagene er regionale enheter av organisasjonen og arbeider for å fremme Slekt og Datas formål i sine respektive geografiske områder.

(2) Landsstyret godkjenner opprettelse av distriktslag og fastsetter grensene for det geografiske området distriktslaget har ansvar for.

(3) Navnet på distriktslaget skal være Slekt og Data <navn på geografisk område>.

(4) Distriktslag er selvstendige juridiske enheter.

(5) Distriktslaget skal ha vedtekter som er i samsvar med vedtatt vedtektsnorm for distriktslag, men kan ha lokale tilpasninger godkjent av landstyret.

(6) Landsmøtet fastsetter andelen av medlemskontingenten som tilfaller distriktslaget.

(7) Distriktslagets styre godkjenner opprettelse av lokale lag og kan opprette lokale grupper.

(8) Distriktslaget skal avgi årsmelding om lagets aktiviteter og årsregnskap til landsstyret.

(9) Distriktslagets styre har forslagsrett til landsmøtet og er høringsinstans for saker landsstyret ønsker lagenes syn på.

(10) Dersom distriktslaget ikke fungerer som forutsatt etter vedtektene kan Slekt og Data Norge innkalle til ekstraordinært årsmøte, eventuelt overta administrasjonen av laget og oppnevne personer til nødvendige tillitsverv.

§ 5-2 Lokallag

(1) Lokallagene er lokale enheter av organisasjonen og arbeider for å fremme Slekt og Datas formål i sine respektive geografiske områder.

(2)  Distriktslagets styre godkjenner opprettelse av lokallag og fastsetter grensene for det geografiske området lokallaget skal dekke.

(3) Lokallagets navn skal være Slekt og Data <navn på geografisk område>.

(4) Lokallagene er selvstendige juridiske enheter.

(5) Lokallaget skal ha vedtekter som er i samsvar med vedtatt vedtektsnorm for lokallag.

(6) Lokallaget kan søke distriktslaget om økonomisk støtte til aktiviteter.

(7) Lokallaget skal sende årsmelding og årsregnskap til distriktslagets styre.

(8) Lokallaget er høringsinstans i saker distriktslagets styre ønsker lagets syn på.

§ 5-3 Lokalgruppe

(1) Distriktslagene kan opprette lokale grupper innen sitt distrikt der man finner det formålstjenlig.

(2) Lokalgruppen har ikke eget styre eller egen økonomi, men må ha minimum én kontaktperson som har ansvar for gruppens aktiviteter.

(3) Lokalgruppen er direkte underlagt distriktslagets styre.

(4) Lokalgruppen navn skal være Slekt og Data <navn på geografisk område/ tema>.

(5) Lokalgrupper skal følge godkjente standard retningslinjer for lokalgrupper.

(6) Lokalgruppen kan søke distriktslaget om økonomisk støtte til aktiviteter.