Normer for vedtekter for distriktslag

Vedtekter for Slekt og Data <distriktslag>

Vedtatt på stiftelsesmøtet <dato>
Sist revidert på årsmøtet <dato>

 

Kapittel 1 Innledende bestemmelser

Kapittel 2 Fellesbestemmelser for hele organisasjonen

Kapittel 3 Årsmøtet

Kapittel 4 Styret

Kapittel 5 Lokale lag og grupper

 

Kapittel 1 Innledende bestemmelser

 

§ 1-1 Organisasjon og virkeområde

(1)  Distriktslagets navn er Slekt og Data <distriktslag>.

(2)  Distriktslaget er et organisasjonsledd i Slekt og Data og dekker <beskriv området>

(3)  Distriktslaget er en frivillig organisasjon, som er en selveiende juridisk enhet,

(4)  Distriktslaget er registrert i Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret i Brønnøysundregistrene.

(5)  Distriktslaget kan godkjenne opprettelse av lokale lag. Disse blir tilknyttet distriktslaget som egne organisasjonsledd.

(6)  Distriktslaget kan opprette lokale grupper der det er formålstjenlig. Gruppene hører inn under distriktslagets styre.

§ 1-2 Formål

(1)  Slekt og Datas formål er å gi medlemmene økt kunnskap i slektsforskning, slik at de kan finne og bevare slektsopplysninger, og videreformidle slektshistorier til kommende generasjoner.

(2)  Organisasjonen skal fremme slektsforskning og skape forståelse for den verdien slektshistorie har for identitet, kulturarv og historie.

(3)  Organisasjonen skal ivareta og representere medlemmenes interesser overfor myndighetene og våre samarbeidspartnere.

§ 1-3 Virksomhet

Formålet fremmes ved å:

(1)  Stimulere til slektsforskning og skape møteplasser og tilbud for alle som er interessert i slekts- og personhistorie i sitt distrikt/område.

(2)  Gi medlemmene økt kunnskap gjennom opplæring og kunnskapsdeling.

(3)  Oppfordre til, organisere og koordinere frivillig arbeid for å bevare og formidle kilder fra kulturarven.

(4)  Legge vekt på etikk og personvern i alt slektsforskingsarbeid, og formidle disse verdiene til medlemmene.

§ 1-4 Medlemskap

(1)  Medlemskap er åpent for alle.

(2)  Distriktslaget består av medlemmer av Slekt og Data som bor i lagets virkeområde eller ønsker å tilhøre distriktslaget.

§ 1-5 Kontingent

(1)  Kontingenten fastsettes av Slekt og Datas landsmøte, som også fastsetter hvor stor del av kontingenten som skal gå til distriktslaget.

§ 1-6 Endringer i vedtektene

(1)  Endring av vedtektenes bestemmelser om navn, geografisk område, styresammensetning og andre ikke-prinsipielle endringer kan bare foretas av årsmøtet med 2/3 flertall av de avgitte stemmene. Jfr. §§ 1-1 og 4-2. Øvrige endringer av vedtektene kan bare foretas av Slekt og Datas landsmøte.

(2)  De vedtatte vedtektene sendes landsstyret til godkjenning.

§ 1-7 Oppløsning

(1)  Forslag om oppløsning av distriktslaget skal først behandles på et ordinært årsmøte og krever 3/4 flertall av de avgitte stemmene.

(2)  Dersom forslag om oppløsning får flertall innkalles det til ekstraordinært årsmøte tidligst tre måneder senere, for ny behandling av samme sak. Det kreves også her 3/4 flertall av de avgitte stemmene for oppløsning.

(3)  Dersom distriktslaget i løpet av en treårs periode ikke har levert årsmelding, regnes distriktslaget som oppløst.

(4)  Ved oppløsning skal eiendeler og midler overføres til Slekt og Data Norge. Midlene skal avsettes på egen konto som landsstyret står ansvarlig for. Dersom et nytt distriktslag dannes innen fem år, føres eiendeler og midler over til det nye distriktslaget. Etter den tid tilfaller midler og eiendeler Slekt og Data Norge.

(5)  Testamentariske gaver/donasjoner skal følge testators ønsker/intensjon

Kapittel 2 Fellesbestemmelser for hele organisasjonen

 

§ 2-1 Virkeområde

(3)  Organisasjonens fellesbestemmelser gjelder for distriktslaget.

§ 2-2 Nøytralitet

(1)  Organisasjonen er nøytral med hensyn til livssyn og partipolitikk.

(2)  Organisasjonen er uten økonomiske interesser når det gjelder valg av program- og maskinvarer.

§ 2-3 Profilering og fellestjenester

(1)  Hele organisasjonen skal benytte kommunikasjonsprofilen til Slekt og Data i all markedsføring og profilering.

(2)  Alle Slekt og Data fellestjenester, som eksempelvis arkiv, nettsider og medlemssystem, skal benyttes av hele organisasjonen.

§ 2-4 Stemmerett, valgbarhet, forslagsrett mv.

(1)  Bare personlige medlemmer har stemmerett og er valgbare.

(2)  For å ha stemmerett på årsmøtet samt være valgbar til styret eller som delegat til landsmøtet i må man ha vært medlem av Slekt og Data i minst én måned og ha betalt medlemskontingenten.

(3)  Ingen har mer enn én stemme, og ingen kan stemme på vegne av andre.

(4)  Alle medlemmer som er registrert som medlem i distriktslaget har forslagsrett til årsmøtet.

§ 2-5 Habilitet

(1)  En tillitsvalgt, oppnevnt representant eller ansatt er inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse når vedkommende selv eller andre som står vedkommende nær er part i saken.

(2)  Vedkommende plikter selv å melde seg inhabil dersom det er grunn til å tro at inhabilitet oppstår.

(3)  Det aktuelle organet treffer selv avgjørelse om vedkommende er inhabil, uten at den det gjelder deltar i behandlingen.

§ 2-6 Kjønnsfordeling

(1)  Ved valg til styre, oppnevning av medlemmer til komiteer og utvalg og ved representasjon til landsmøtet bør begge kjønn være representert.

§ 2-7 Vedtaksførhet og flertallskrav

(1)  Styrer, komiteer og utvalg i distriktslaget er vedtaksføre når halvparten av organets medlemmer er til stede, inkludert leder eller nestleder.

(2)  Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene med mindre annet fremgår av vedtektene. Ved stemmelikhet har leder – eller nestleder hvis leder er fraværende – dobbeltstemme.

(3)  Vedtak kan fattes ved skriftlig behandling eller ved elektronisk møte, dersom et flertall av medlemmene i styret/komiteen gir sin tilslutning til dette. Ved skriftlig behandling sendes kopier av sakens dokumenter samtidig til alle medlemmer med forslag til vedtak. Elektroniske møter må være interaktive, slik at alle kan kommunisere med hverandre.

§ 2-8 Refusjon av utgifter / godtgjørelse

(1)  Eventuelle godtgjørelse for styrearbeid i distriktslaget fastsettes av årsmøtet.

(2)  Retningslinjer for eventuelle refusjoner av utgifter utarbeides av styret.

(3)  Det gis ikke økonomisk støtte eller godtgjørelse til generelt registreringsarbeid og annet frivillig arbeid.

§ 2-9 Regnskap og revisjon

(1)  Distriktslaget er regnskaps- og revisjonspliktige, og det skal utarbeides årsregnskap. Årsregnskapet skal undertegnes av samtlige styremedlemmer. Regnskap skal følge kalenderåret.

(2)  Distriktslaget skal følge alminnelig praksis for regnskap og revisjon for frivilligorganisasjoner.

(3)  Bankkonti skal være knyttet til distriktslaget, og skal disponeres av minimum to personer.

(4)  Alle utbetalinger skal godkjennes av to personer. Styret kan gi den som har ansvar for utbetalinger fullmakt til å gjøre dette innenfor en fastsatt beløpsgrense uten ekstra godkjenning.

§ 2-10 Budsjett

(1)  På årsmøte skal det fastsettes et rammebudsjett.

(2)  Budsjettet skal være realistisk, og resultatet skal ikke vise underskudd med mindre det fremgår av budsjettet hvordan det skal dekkes inn.

Kapittel 3 Årsmøtet

 

§ 3-1 Myndighet

(1)  Årsmøtet er distriktslagets høyeste myndighet.

§ 3-2 Innkalling og frister

(1)  Årsmøte avholdes hvert år innen utgangen av mars.

(2)  Innkalling til årsmøtet, med opplysning om tid og sted, kunngjøres for medlemmene med minst seks ukers varsel.

(3)  Forslag til saker som ønskes fremmet for årsmøtet, må være mottatt av styret senest fire uker før årsmøtet skal avholdes.

(4)  Saksliste og saksdokumenter skal gjøres tilgjengelig for medlemmene senest to uker før årsmøtet avholdes.

§ 3-3 Deltakere, stemmerett og beslutningsdyktighet

(1)  På årsmøtet møter med tale- forslags- og stemmerett medlemmer som er tilknyttet distriktslaget, som har vært medlem i minst en måned og ikke skylder kontingent.

(2)  Årsmøtet er beslutningsdyktig når fremmøtte stemmeberettigede er minst én mer enn distriktslagets styre.

(3)  Videre kan følgende møte med talerett:
a. Representanter fra Slekt og Datas landsstyre og/eller administrasjon.
b. Gjester innbudt av styret.

§ 3-4 Årsmøtets agenda

På årsmøtet skal følgende behandles:

(4)  Godkjenning av stemmeberettigede.

(5)  Godkjenning av innkalling og saksliste.

(6)  Valg av møteleder, en person til å føre protokoll og to medlemmer til å undertegne protokollen.

(7)  Styrets årsberetninger for det siste året.

(8)  Regnskap med revisors beretning.

(9)  Eventuell godtgjørelse til tillitsvalgte for styrearbeid.

(10) Forslag fremmet av styret eller av medlemmene.

(11) Rammebudsjett for inneværende år (jfr. § 2-10).

(12) Valg av:

a)    Styre (jfr. § 4-2) etter innstilling fra valgkomitéen.

b)    Revisor etter innstilling fra valgkomitéen.

c)    Valgkomité (jfr. § 3-6) etter innstilling fra styret.

d)    Delegater og varadelegater til landsmøtet i Slekt og Data (i år med landsmøte) etter innstilling fra styret. Ved forfall av valgte delegater og varadelegater kan styret utpeke ny delegat uten at denne må velges av årsmøtet.

§ 3-5 Stemmegivning

(1)  Hvis ikke annet står i vedtektene, blir et vedtak gjort med alminnelig flertall av de avgitte stemmene.

(2)  Valg skal være skriftlig hvis noen krever det. Blanke stemmer, eller stemmer på kandidater som ikke er foreslått, teller ikke, men skal protokollføres.

(3)  Hvis det bare er én posisjon som skal fylles og ingen kandidat får mer enn halvparten av stemmene, blir det omvalg mellom de to kandidatene som fikk flest stemmer. Ved stemmelikhet i omvalget, avgjøres valget ved loddtrekning.

(4)  Hvis det skal velges flere personer i én avstemning, må hver kandidat få mer enn halvparten av de avgitte stemmene for å bli valgt. Dette gjelder ikke for valg av varamedlem. Hvis ikke nok kandidater får dette i første runde, blir de som har fått mer enn halvparten valgt. Deretter holdes det omvalg mellom de gjenværende kandidatene. Etter omvalget blir de som får flest stemmer valgt. Ved stemmelikhet i omvalget, avgjøres valget ved loddtrekning.

§ 3-6 Valgkomité

(1)  Valgkomiteen velges av årsmøtet etter innstilling fra styret og består av leder, to medlemmer, samt ett varamedlem. Lederen av valgkomiteen velges enkeltvis.

(2)  Valgkomiteens oppgave er å søke aktivt etter og innstille kandidater til valg av styre og revisor.

(3)  Valgkomiteen skal søke aktivt etter kandidater, og foretar en vurdering av innkomne forslag. Valgkomiteen skal arbeide for en god kjønnsbalanse og legge frem forslag til kandidater som bidrar til å styrke distriktslagets formål.

(4)  Valgkomiteen skal i sitt arbeide med sammensetningen av styret søke å sikre en best mulig balanse mellom kontinuitet og fornyelse.

(5)  Alle foreslåtte kandidater skal være forespurt og sagt seg villige til å bli valgt. Komiteens innstillinger kunngjøres samtidig med resten av årsmøtedokumentene.

§ 3-7 Protokoll

(1)  Protokollen fra årsmøtet gjøres tilgjengelig for medlemmene senest en måned etter møtet, og arkiveres sammen med godkjent årsberetning og regnskap i Slekt og Datas arkivløsning innen utgangen av april.

§ 3-8 Ekstraordinært årsmøte

(1)  Ekstraordinært årsmøte innkalles når enten,
a) styret anser det nødvendig, eller
b) når minst 1/5 av medlemmene tilknyttet distriktslaget skriftlig ber om det.

(2)  Innkalling til ekstraordinært årsmøte skjer med minst to ukers varsel.

(3)  Saklisten og andre nødvendige dokumenter skal vedlegges innkallingen eller være gjort tilgjengelig på forsvarlig måte.

(4)  Ekstraordinært årsmøte kan kun behandle den/de saker som er grunnlag for møtet.

(5)  For øvrig gjelder relevante bestemmelser i § 3 tilsvarende.

Kapittel 4 Styret

 

§ 4-1 Myndighet

(1)  Styret er distriktslagets høyeste myndighet mellom årsmøtene, og står ansvarlig overfor årsmøtet.

§ 4-2 Sammensetning (Alternativ A)

(1)  Styret består av minst tre medlemmer, medregnet leder. I tillegg velges inntil tre varamedlemmer.

(2)  Leder velges for ett år og styremedlemmer for to år. Varamedlemmene velges for ett år. Valgene gjennomføres slik at halvparten av styremedlemmene er på valg hvert år.

(3)  Leder velges enkeltvis. Styremedlemmer velges samlet, deretter velges varamedlemmer samlet.

(4)  Ved konstituering velger styret nestleder og kan etter behov tildele særskilte roller til styremedlemmene basert på distriktslagets oppgaver og prioriteringer.

§ 4-2 Sammensetning (Alternativ B)

(1)  Styret består av leder og minst tre styremedlemmer.

(2)  Leder velges for ett år og styremedlemmer for to år. Valgene gjennomføres slik at halvparten av styremedlemmene er på valg hvert år.

(3)  Leder velges enkeltvis. Styremedlemmer velges samlet.

(4)  Ved konstituering velger styret nestleder og kan etter behov tildele særskilte roller til styremedlemmene basert på distriktslagets oppgaver og prioriteringer.

§ 4-2 Sammensetning (Alternativ C)

(5)  Styret består av leder, nestleder og minst fem medlemmer.

(6)  Alle velges for to år. Valgene gjennomføres slik at leder eller nestleder samt halvparten av styremedlemmene er på valg hvert år.

(7)  Leder og nestleder velges enkeltvis. Styremedlemmer velges samlet.

(8)  Ved konstituering kan styret etter behov tildele særskilte roller til styremedlemmene basert på distriktslagets oppgaver og prioriteringer.

§ 4-3 Styremøter

(1)  Styret holder regelmessige møter. Styremøtene ledes av lederen. Dersom lederen ikke kan møte ledes styremøtet av nestlederen.

(2)  Styret skal føre protokoll fra styremøtene, sørge for arkivering og gjøre protokoller tilgjengelig for medlemmene.

§ 4-4 Vedtaksførhet

(1)  Styret er beslutningsdyktig når halvparten av styrets medlemmer er til stede, inkludert leder eller nestleder.

(2)  Varamedlemmer er stemmeberettigede når de møter for et styremedlem.

(3)  Vedtak på styremøtet fattes med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet har leder eller nestleder ved leders fravær dobbeltstemme Jfr. §§ 2-7 og 4-3 (1).

§ 4-5 Oppgaver

(1)  Styrets oppgave er å forvalte og lede distriktslaget i samsvar med vedtektene og årsmøtets vedtak.

(2)  Styret kan godkjenne opprettelse av lokallag og fastsetter grensene for det geografiske området lokallaget skal dekke. Jfr. § 5-1.

(3)  Styret kan opprette lokale grupper innen sitt distrikt der man finner det formålstjenlig. Jfr. § 5-2.

(4)  Styret underretter Slekt og Data Norge om godkjennelse av lokallag og om opprettelse av lokale grupper.

§ 4-6 Signaturfullmakt

(1)  Styret forplikter distriktslaget ved underskrift av styrets leder og ett styremedlem i fellesskap.

§ 4-7 Utvalg og komiteer

(1)  Styret oppnevner de komiteer og utvalg som det er behov for, samt fastsetter deres mandat, sammensetning og varighet.

§ 4-8 Hederspriser

(1)  Distriktslaget kan dele ut lokal hederspris.

Kapittel 5 Lokale lag og grupper

 

§ 5-1 Lokallag

(1)  Lokallagene er egne juridiske enheter tilknyttet distriktslaget

(2)  Lokallagets navn skal være Slekt og Data <navn på geografisk område>.

(3)  Lokallaget skal ha vedtekter i samsvar med vedtatt vedtektsnorm for lokallag, men kan ha lokale tilpasninger godkjent av landsstyret.

(4)  Lokallaget er registrert i Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret i Brønnøysundregistrene.

(5)  Lokallaget kan søke distriktslaget om økonomisk støtte til lokale aktiviteter.

(6)  Lokallaget skal sende årsmelding og årsregnskap til distriktslagets styre.

(7)  Lokallaget er høringsinstans i saker distriktslagets styre ønsker lagets syn på.

(8)  Dersom lokallaget ikke fungerer som forutsatt etter vedtektene kan distriktslaget innkalle til ekstraordinært årsmøte.

§ 5-2 Lokale grupper

(1)  Distriktslaget kan opprette lokale grupper innen sitt distrikt der man finner det formålstjenlig.

(2)  En lokalgruppe har ikke eget styre eller egen økonomi, men må ha minimum én kontaktperson som har ansvar for gruppens aktiviteter.

(3)  Lokale grupper er direkte underlagt distriktslagets styre.

(4)  Den lokale gruppens navn skal være Slekt og Data <navn på geografisk område>.

(5)  Lokalgruppen kan søke distriktslaget om økonomisk støtte til aktiviteter.