Normer for vedtekter for lokallag

Vedtekter for Slekt og Data <lokallag>

Vedtatt på stiftelsesmøtet <dato>
Sist revidert på årsmøtet <dato> 

Kapittel 1 Innledende bestemmelser 
Kapittel 2 Fellesbestemmelser for hele organisasjonen 
Kapittel 3 Årsmøtet 
Kapittel 4 Styret

Kapittel 1 Innledende bestemmelser 

§ 1-1 Organisasjon og virkeområde 

1. Lokallagets navn er Slekt og Data <navn på geografisk område>. 

2. Lokallaget er et organisasjonsledd tilknyttet Slekt og Data <distriktslag> og dekker <beskriv område>. 

3. Lokallaget er en frivillig organisasjon, som er en selveiende juridisk enhet. 

§ 1-2 Formål 

4. Slekt og Datas formål er å gi medlemmene økt kunnskap i slektsforskning, slik at de kan finne og bevare slektsopplysninger, og videreformidle slektshistorier til kommende generasjoner. 

5. Organisasjonen skal fremme slektsforskning og skape forståelse for den verdien slektshistorie har for identitet, kulturarv og historie. 

6. Organisasjonen skal ivareta og representere medlemmenes interesser overfor myndighetene og våre samarbeidspartnere.     

§ 1-3 Virksomhet 

Formålet fremmes ved å: 

7. Stimulere til slektsforskning og skape møteplasser og tilbud for alle som er interessert i slekts- og personhistorie i sitt område. 

8. Gi medlemmene økt kunnskap gjennom opplæring og kunnskapsdeling. 

9. Oppfordre til, organisere og koordinere frivillig arbeid for å bevare og formidle kilder fra kulturarven. 

10. Legge vekt på etikk og personvern i alt slektsforskingsarbeid, og formidle disse verdiene til medlemmene. 

§ 1-4 Medlemskap 

1. Medlemskap er åpent for alle. 

2. Lokallaget består av medlemmer av Slekt og Data <distriktslag> som bor i lokallagets virkeområde eller ønsker å tilhøre lokallaget. 

§ 1-5 Kontingent 

1. Kontingenten fastsettes av Slekt og Datas Landsmøte og betales forskuddsvis. 

2. Kontingentinntektene fordeles mellom landsorganisasjonen og distriktslagene, basert på antall medlemmer i distriktslagene. 

§ 1-6 Endringer i vedtektene 

1. Endringer av vedtektenes bestemmelser om navn, geografisk område, styresammensetning og andre ikke-prinsipielle endringer, kan bare tas av årsmøtet med 2/3 flertall av de avgitte stemmene Jfr. §§ 1-1 og 4-2. Øvrige endringer av vedtektene kan bare foretas av Slekt og Datas landsmøte. 

2. De vedtatte vedtektene sendes distriktslaget til godkjenning. 

§ 1-7 Oppløsning 

1. Forslag om oppløsning av lokallaget skal først behandles på et ordinært årsmøte og krever 3/4 flertall av de avgitte stemmene. 

2. Dersom forslag om oppløsning får nødvendig flertall innkalles det til ekstraordinært årsmøte tidligst tre måneder senere for ny behandling av samme sak. Det kreves også her 3/4 flertall av de avgitte stemmene for oppløsning. 

3. Dersom lokallaget i løpet av en treårs periode ikke har hatt noen aktivitet, regnes laget som oppløst. 

4. Ved oppløsning, eller annet opphør, overføres lokallagets eiendeler og midler til distriktslaget. 

5. Testamentariske gaver/donasjoner skal følge testators ønsker/intensjon  

Kapittel 2 Fellesbestemmelser for hele organisasjonen 

§ 2-1 Virkeområde 

1. Organisasjonens fellesbestemmelser gjelder for lokallaget. 

§ 2-2 Nøytralitet 

1. Organisasjonen er nøytral med hensyn til livssyn og partipolitikk. 

2. Organisasjonen er uten økonomiske interesser når det gjelder valg av program- og maskinvarer. 

§ 2-3 Profilering og fellestjenester 

1. Hele organisasjonen skal benytte kommunikasjonsprofilen til Slekt og Data i all markedsføring og profilering.  

2. Alle Slekt og Data fellestjenester, som eksempelvis arkiv, nettsider og medlemssystem, skal benyttes av hele organisasjonen.  

§ 2-4 Stemmerett, valgbarhet, forslagsrett mv. 

1. Bare personlige medlemmer har stemmerett og er valgbare. 

2. For å ha stemmerett på årsmøtet og være valgbar til styret i lokallaget, må en ha vært medlem av Slekt og Data i minst én måned og ha betalt kontingenten. 

3. Ingen har mere enn én stemme, og ingen kan stemme på vegne av andre. 

4. Alle som er registrert som medlem i lokallaget har forslagsrett til årsmøtet i lokallaget. 

§ 2-5 Habilitet 

1. En tillitsvalgt, oppnevnt representant eller ansatt er inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse når vedkommende selv eller andre som står vedkommende nær er part i saken. 

2. Vedkommende plikter selv melde seg inhabil dersom det er grunn til å tro at inhabilitet oppstår. 

3. Det aktuelle organet treffer selv avgjørelse om vedkommende er inhabil, uten at den det gjelder deltar i behandlingen. 

§ 2-6 Kjønnsfordeling 

1. Ved valg til styret og ved oppnevning av medlemmer til komiteer og utvalg bør begge kjønn være representert.  

§ 2-7 Vedtaksførhet, flertallskrav og protokoll 

1. Styrer, komiteer og utvalg i lokallaget er vedtaksføre når halvparten av organets medlemmer er til stede, inkludert leder eller nestleder. 

2. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene med mindre annet fremgår av vedtektene. Ved stemmelikhet har leder – eller nestleder hvis leder er fraværende – dobbeltstemme. 

3. Vedtak kan fattes ved skriftlig behandling eller ved elektronisk møte, dersom et flertall av medlemmene i styret/komiteen gir sin tilslutning til dette. Ved skriftlig behandling sendes kopier av sakens dokumenter samtidig til alle medlemmer med forslag til vedtak. Elektroniske møter må være interaktive, slik at alle kan kommunisere med hverandre. 

§ 2-8 Refusjon av utgifter / godtgjørelse 

1. Eventuelle godtgjørelse for styrearbeid i lokallaget fastsettes av årsmøtet. 

2. Retningslinjer for eventuell refusjon av utgifter utarbeides av styret. 

3. Det gis ikke økonomisk støtte eller godtgjørelse til generelt registreringsarbeid og annet frivillig arbeid. 

§ 2-9 Regnskap og revisjon 

1. Lokallaget er regnskaps- og revisjonspliktige, og det skal utarbeides et årsregnskap. Årsregnskapet skal undertegnes av samtlige styremedlemmer. Regnskap skal følge kalenderåret. 

2. Lokallaget skal følge alminnelig lovgivning for regnskap og revisjon. 

3. Bankkonti skal være knyttet til distriktslaget, og skal disponeres av minimum to personer. 

4. Alle utbetalinger skal godkjennes av to personer. Styret kan gi den som har ansvar for utbetalinger fullmakt til å gjøre dette innenfor en fastsatt beløpsgrense uten ekstra godkjenning. 

§ 2-10 Budsjett 

1. På årsmøtet skal det fastsettes et rammebudsjett. 

2. Budsjettet skal være realistisk, og resultatet skal ikke vise underskudd med mindre det fremgår av budsjettet hvordan det skal dekkes inn. 

Kapittel 3 Årsmøtet 

§ 3-1 Myndighet 

1. Årsmøtet er lokallagets høyeste myndighet. 

§ 3-2 Innkalling og frister 

1. Årsmøte avholdes hvert år innen utgangen av mars. 

2. Innkalling med opplysning om tid og sted for årsmøtet kunngjøres for medlemmene med minst seks ukers varsel. 

3. Forslag til saker som ønskes fremmet for årsmøtet, må være mottatt av styret senest fire uker før årsmøtet skal avholdes. 

4. Saksliste og saksdokumenter skal gjøres tilgjengelig for medlemmene senest to uker før årsmøtet avholdes. 

§ 3-3 Deltakere, stemmerett og beslutningsdyktighet 

1. På årsmøtet møter med forslags- og stemmerett medlemmer som er tilknyttet lokallaget, som har vært medlem i minst en måned og ikke skylder kontingent. 

2. Årsmøtet er beslutningsdyktig når fremmøtte stemmeberettigede er minst én mer enn antall personer som sitter i lokallagets styret. 

3. Videre kan følgende delta med talerett: 
   a) Representanter fra distriktslagets styre og fra Slekt og Datas landsstyre og/eller administrasjon. 
   b) Gjester innbudt av styret. 

§ 3-4 Årsmøtets agende 

På årsmøtet skal følgende behandles: 

1. Godkjenning av stemmeberettigede. 

2. Godkjenning av innkalling og saksliste. 

3. Valg av møteleder, er personer til å føre protokoll og to medlemmer til å undertegne protokollen. 

4. Styrets årsberetninger for det siste året. 

5. Regnskap med revisors beretning. 

6. Eventuell godtgjørelse til tillitsvalgte for styrearbeid. 

7. Forslag fremmet av styret eller av medlemmene. 

8. Rammebudsjett for inneværende år (jfr. § 2-10) 

9. Valg av: 

1. Styre (jfr. § 4-2) etter innstilling fra valgkomitéen. 

2. Revisor etter innstilling fra valgkomitéen. 

3. Valgkomité (jfr. § 3-6) etter innstilling fra styret. 

§ 3-5 Stemmegivning 

1. Hvis ikke annet står i vedtektene, blir et vedtak gjort med alminnelig flertall av de avgitte stemmer. 

2. Valg skal være skriftlig hvis noen krever det. Blanke stemmer, eller stemmer på kandidater som ikke er foreslått, teller ikke, men skal protokollføres. 

3. Hvis det bare er én posisjon som skal fylles og ingen kandidat får mer enn halvparten av stemmene, blir det omvalg mellom de to kandidatene som fikk flest stemmer. Ved stemmelikhet i omvalget, avgjøres valget ved loddtrekning. 

4. Hvis det skal velges flere personer i én avstemning, må hver kandidat få mer enn halvparten av de avgitte stemmene for å bli valgt. Dette gjelder ikke for valg av varamedlem. Hvis ikke nok kandidater får dette i første runde, blir de som har fått mer enn halvparten valgt. Deretter holdes det omvalg mellom de gjenværende kandidatene. Etter omvalget blir de som får flest stemmer valgt. Ved stemmelikhet i omvalget, avgjøres valget ved loddtrekning. 

§ 3-6 Valgkomité 

1. Valgkomiteen velges av årsmøtet etter innstilling fra styret og består av leder, to medlemmer, samt ett varamedlem. Lederen av valgkomiteen velges enkeltvis. 

2. Valgkomiteens oppgave er å innstille kandidater til valg av styre og revisor. 

3. Valgkomiteen skal søke aktivt etter kandidater, og foreta en vurdering av innkomne forslag. Valgkomiteen skal arbeide for en god kjønnsbalanse og legge frem forslag til kandidater som bidrar til å styrke lokallagets formål. 

4. Valgkomiteen skal i sitt arbeide med sammensetningen av styret søke å sikre en best mulig balanse mellom kontinuitet og fornyelse. 

5. Alle foreslåtte kandidater skal være forespurt og sagt seg villige til å bli valgt. Komiteens innstillinger kunngjøres samtidig med resten av årsmøtedokumentene. 

§ 3-7 Protokoll 

1. Protokollen fra årsmøtet gjøres tilgjengelig for medlemmene senest én måned etter møtet. Protokollen arkiveres i organisasjonens felles arkiv. 

§ 3-8 Ekstraordinært årsmøte 

1. Ekstraordinært årsmøte innkalles når enten, 
   a) styret anser det nødvendig, eller 
   b) når minst 1/5 av medlemmene tilknyttet lokallaget skriftlig ber om det. 

2. Innkalling til Ekstraordinært årsmøte skjer med minst 2 ukers varsel 

3. Saklisten og andre nødvendige dokumenter skal vedlegges innkallingen eller være gjort tilgjengelig på forsvarlig måte. 

4. Ekstraordinært årsmøte kan kun behandle den/de saker som er grunnlag for møtet. 

5. For øvrig gjelder relevante bestemmelsene i § 3 tilsvarende. 

Kapittel 4 Styret 

§ 4-1 Myndighet 

1. Styret er lokallagets høyeste myndighet mellom årsmøtene, og står ansvarlig overfor årsmøtet. 

§ 4-2 Sammensetning (Alternativ A) 

1. Styret består av minst tre medlemmer, medregnet leder og nestleder. I tillegg velges inntil tre varamedlemmer. 

2. Leder velges for ett år og styremedlemmer for to år. Varamedlemmer velges for ett år. Valgene gjennomføres slik at halvparten av styremedlemmene er på valg hvert år. 

3. Leder velges enkeltvis. Styremedlemmer velges samlet, deretter velges varamedlemmer samlet. 

4. Ved konstituering velger styret nestleder og kan etter behov tildele særskilte roller til styremedlemmene basert på lokallagets oppgaver og prioriteringer. 

§ 4-2 Sammensetning (Alternativ B) 

1. Styret består av leder og minst tre styremedlemmer. 

2. Leder velges for ett år og styremedlemmer for to år. Valgene gjennomføres slik at halvparten av styremedlemmene er på valg hvert år. 

3. Leder velges enkeltvis. Styremedlemmer velges samlet. 

4. Ved konstituering velger styret nestleder og kan etter behov tildele særskilte roller til styremedlemmene basert på lokallagets oppgaver og prioriteringer. 

§ 4-3 Styremøter 

1. Styret holder regelmessige møter. Styremøtene ledes av lederen. Dersom lederen ikke kan møte ledes styremøtet av nestlederen. 

2. Styret skal føre protokoll fra styremøtene, sørge for arkivering og gjøre protokoller tilgjengelig for medlemmene. 

§ 4-4 Vedtaksførhet 

1. Styret er beslutningsdyktig når halvparten av styrets medlemmer er til stede, inkludert møteleder. 

2. Varamedlemmer er stemmeberettigede når de møter for et styremedlem. 

3. Vedtak på styremøtet fattes med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet har leder eller nestleder ved leders fravær dobbeltstemme. J.fr § 2-7 

§ 4-5 Oppgaver 

1. Styrets oppgave er å forvalte og lede lokallaget i samsvar med vedtektene og årsmøtets vedtak. 

2. Styret skal oversende lokallagets årsberetning og regnskaper til distriktlagets styre innen en måned etter at de er godkjent av årsmøtet. 

3. Styret er høringsinstans i saker distriktslaget styre eller Slekt og Data landsstyre ønsker lagets syn på. 

§ 4-6 Signaturfullmakt 

1. Styret forplikter lokallaget ved underskrift av styrets leder og ett styremedlem i fellesskap. 

§ 4-7 Økonomi 

1. Lokallaget kan søke distriktslaget om økonomisk støtte til lokale aktiviteter. 

§ 4-8 Utvalg og komiteer 

1. Styret oppnevner de komiteer og utvalg som det er behov for, samt fastsetter deres mandat, sammensetning og varighet.